Microsoft fügt dem Dokumentinspektor neue Funktionen in Excel, PowerPoint und Word hinzu

  • Oswald Gilmore
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 Microsoft Office 2010 und 2013 profitieren jetzt von einer Reihe neuer Dokumentinspektorfunktionen. Der Dokumenteninspektor wird auch als Tool zum Überprüfen auf Probleme bezeichnet und überprüft Ihre Office-Dokumente auf Elemente, die möglicherweise persönliche oder versteckte Informationen enthalten.

Diese vertraulichen Informationen sind wichtig, da sie Details zu der Präsentation oder Ihrem Unternehmen enthalten können, die Sie nicht für andere Personen freigeben möchten, wenn Sie Ihre Excel-, PowerPoint- oder Word-Dokumente freigeben. Aus diesem Grund sollten Sie die Dokumente oder Metadaten (Dokumenteigenschaften) überprüfen, bevor Sie sie öffentlich freigeben.

So funktioniert der Dokumenteninspektor. Zunächst wird versucht, den privaten oder versteckten Inhalt automatisch aus dem Dokument zu entfernen. Wenn dies fehlschlägt, wird eine Warnung angezeigt.

Hier ist die Liste der neuen Inspektionen:

PowerPoint und Word:

  1. Eingebettete Dokumente
  2. Makros, Formulare oder ActiveX-Steuerelemente

Excel:

  1. Eingebettete Dokumente
  2. Makros, Formulare oder ActiveX-Steuerelemente
  3. Links zu anderen Dateien
  4. PivotTables, PivotCharts, Cube-Formeln, Slicer und Timelines *
  5. Echtzeitdatenfunktionen
  6. Excel-Umfragen *
  7. Definierte Szenarien
  8. Aktive Filter
  9. Benutzerdefinierte Arbeitsblatteigenschaften
  10. Versteckte Namen

Zeitleisten und Umfragen werden in Excel 2010 nicht unterstützt, daher erkennt Document Inspector sie nur in Excel 2013. Außerdem informiert uns der offizielle Microsoft-Blog:

"Einige der neuen Inspektoren werden mit den November- und Dezember-Updates für Office 2010 möglicherweise nicht in Excel 2010 angezeigt. Sie werden Anfang 2015 in einem Update angezeigt."

Obwohl die neuen Funktionen den Dokumentendetektor verbessern, sollten Sie bei der Arbeit mit vertraulichen Informationen berücksichtigen, dass einige Elemente nicht erkannt werden können, nur weil der Dokumentdetektor nicht dafür ausgelegt ist, sie zu erkennen.

"In Excel können Sie beispielsweise Daten in eine weit entfernte Zeile oder Spalte einfügen, die Sie beim gelegentlichen Überprüfen der Tabelle möglicherweise nicht sehen. In Word oder PowerPoint können Sie einige Daten mit einem Bild abdecken und vergessen, dass sie vorhanden sind."

Denken Sie daran, dass Document Detector die rechtliche Überprüfung nicht ersetzt, wie der offizielle Microsoft-Blog erneut betont. Wenn Sie Probleme haben, vertrauliche Informationen preiszugeben, weil Sie der Meinung sind, dass Document Detector sich auch um diese Angelegenheit gekümmert hat, denken Sie daran, dass Microsoft dafür nicht haftet.

Weitere Informationen zum Dokumentinspektor finden Sie auf der Microsoft-Support-Seite für Excel, Word und PowerPoint.

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